Fallstudie: Zeit und Struktur in der Mandanten-Kommunikation gewinnen

Erfahren Sie, wie...

  • Sie Dokumente automatisiert nachfassen lassen können
  • keine Aufgabe mehr in der E-Mailflut unter geht
  • Kommunikationsverläufe nachvollzogen werden können
  • Sie eine effektive Kommunikations-Basis für Kanzleiwachstum schaffen können

3 gefährliche Nachteile der internen Kommunikation per E-Mail loswerden

Erfahren Sie, wie...

  • Wie keine E-Mail und keine Aufgabe mehr vergessen wird
  • Wie nicht mehr Stundenlang abgestimmt werden muss, wer mit welcher Aufgabe wo steht
  • Wie Sie immer einsehen können wie der Bearbeitungsstatus interner und externer Prozesse aussieht

Wir richten für Sie einen Online - Kommunikationsbereich ein

Dort können Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mandanten sich über den Desktop oder das Smartphone jederzeit einloggen. 


Anwendungsbeispiel 1:

Aufgaben an Mandanten vergeben

Sie können Mandanten Aufgaben zuweisen. Bis eine Aufgabe erledigt ist, wird der Mandant automatisch immer wieder an die Aufgabe erinnert. 

Was es Ihnen bringt:

  • Eine an Ihren Mandanten vergebene Aufgabe geht nicht mehr in der E-Mailflut unter.
  • Sie müssen dem Mandanten keine Erinnerungs-Mails schicken. 
  • Die Aufgabe wird nicht vergessen.
  • Sie können jederzeit den Bearbeitungsstatus vergebener Aufgaben prüfen.

Anwendungsbeispiel 2:

Kommunikation zu einzelnen Aufgaben

Sie finden zu jeder zugewiesenen Aufgabe ein Chatfenster, über welches Sie mit dem Mandanten kommunizieren können.

Was es Ihnen bringt:

  • Sie können schnell Feedback per Chat geben.
  • Bei einem Ausfall einer Ihrer Mitarbeiter ist der Kommunikationsverlauf über das Aufgabenboard nachvollziehbar. Der neue Mitarbeiter kann schnell einspringen und die Betreuung übernehmen.
  • Es gibt keine Diskussionen mehr darüber, was zu einer bestimmten Aufgabe bereits ausgetauscht wurde.

Anwendungsbeispiel 3:

Kommunikation mit Mitarbeitern 

Sie können intern miteinander Kommunizieren und sich gegenseitig Aufgaben zuweisen. Jeder wird so lange an seine Aufgaben erinnert, bis diese erledigt sind.

Was es Ihnen bringt:

  • Eine an Ihren Mitarbeiter vergebene Aufgabe geht nicht mehr in der E-Mailflut unter.
  • Sie können den Bearbeitungsstatus der von Ihnen vergebenen Aufgaben jederzeit prüfen.
  • Die Aufgabe wird nicht vergessen.
  • Sie und andere Mitarbeiter können Kommunikationsverläufe bestimmter Aufgaben jederzeit nachvollziehen. Bei einem Ausfall kann so schnell ein Verantwortungsbereich übernommen werden.  

Anwendungsbeispiel 4:

Anleitungen für Mandanten

Ihr Mandant findet zu jeder seiner Aufgaben direkt die passende Anleitung: 

Falls Ihr Mandant doch zu einer Aufgabe eine Rückfrage haben sollte, kann Ihr Mitarbeiter im Chatfenster der jeweiligen Aufgabe per Anleitungslink antworten.

Im Online-Kommunikationsbereich finden Ihre Mitarbeiter Links zu Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle häufigen Fragen Ihrer Mandanten. 

Was es Ihnen bringt:

  • Ihre Mandanten stellen weniger Rückfragen.
  • Ihre Mitarbeiter können schnell hochwertige Antworten zur verfügung stellen.

Anwendungsbeispiel 5:

Anleitungen für Mitarbeiter

Ihre Mitarbeiter finden zu jedem einzelnen Prozess in Ihrer Kanzlei eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. 

Was es Ihnen bringt:

  • Mitarbeiter halten andere Mitarbeiter wegen Rückfragen weniger von Ihrer Arbeit ab.
  • Mitarbeiter machen weniger Fehler.
  • Neue Mitarbeiter können ohne viel Zeitinvestement eingelernt werden.

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Wir schauen uns gemeinsam Ihre Situation an und erarbeiten ein konkretes, zu Ihren Zielen passendes Vorgehen. Anschließend können Sie entscheiden, ob wir die Ausarbeitung für Ihre Kanzlei umsetzen sollen.