Wie Sie 1.5 Stunden pro Tag pro Mitarbeiter einsparen können
Stellen Sie sich vor, das sind Ihre Mitarbeiter Karin und Max:
Karin trifft Max im Büro.
"Hey Max, wie weit bist du denn mit der Einholung der Dokumente für das Onboarding unseres Kunden Ralf?”
Max schaut Karin verwundert an. “Ich dachte, Sabine ist für Ralf verantwortlich?“'
"Nein, dazu hatte ich dir bereits vor 2 Wochen eine E-Mail geschrieben. Also, dass du übernehmen sollst.”
“Mist, die E-Mail ist mir wohl untergegangen. Können wir zu Ralf nochmal ein Update Meeting machen, in welchem wir alle Todos zu ihm abstimmen?”
“Das geht schlecht. Sabine ist gerade im Urlaub. Und das Projekt sollte eigentlich schon vor 3 Tagen starten. Aber gut, lass es uns versuchen. Heute, um 14 Uhr?”
In diesem oft vorkommenden Szenario befindet sich eine Gewohnheit, die Ihr Unternehmen jeden Tag Zeit und damit Geld kostet.
Die Kommunikation per E-Mail:
E-Mails sind nach wie vor ein solides und oft genutztes Kommunikationsmittel.
Das 1. Problem mit E-Mails ist nur:
Wir bekommen jeden Tag viel zu viele davon. Damit geht einher, dass wir eine E-Mail auch schnell einmal vergessen. Oder, dass eine E-Mail gar komplett untergeht.
Das ist fatal. Denn Aufgaben bei der Kundenbetreuung sollten nie vergessen werden.
Das 2. Problem mit E-Mails ist:
Beim Ausfall eines Mitarbeiters können wir die bisherige Kommunikation bezüglich einer Aufgabe nicht nachvollziehen. Wir müssen immer nachfragen, was bisher abgestimmt wurde.
Das 3. Problem mit E-Mails ist:
Wenn wir intern gemeinsam an einem Projekt oder für einen Kunden arbeiten, wissen wir nicht, wie der Bearbeitungsstand anderer Aufgaben aussieht. Wir müssen immer nachfragen oder uns in Meetings abstimmen.
Diese Herausforderungen kostet Sie übrigens nicht nur bei der internen Kommunikation ungefähr 1 h pro Tag pro Mitarbeiter. Sondern auch in der Kommunikation mit Kunden.
Die Lösung:
Arbeiten Sie mit einem Online-Kommunikationsbereich, auf welchen Sie, Ihr Team und Ihre Kunden sich über den Desktop oder das Smartphone einloggen können.
Dort findet jeder die Kommunikations-Boards, mit denen er etwas zu tun hat.
Jedem können Aufgaben zugewiesen werden. Diese stehen so lange prominent im Board, bis die Aufgaben erledigt sind.
Jeder kann den Bearbeitungsstatus einzelner Aufgaben einsehen.
Jeder kann die Kommunikation zur jeweiligen Aufgabe einsehen.
Jeder wird immer wieder an seine Aufgabe automatisch erinnert, wenn er diese bis zum “zu erledigen bis Datum” nicht erledigt hat.
Wie das in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie in folgendem Video (2:45 Minuten):
Autor: Philipp Schwigon (29)
Philipp Schwigon ist Geschäftsführer der blue Performance GmbH. Er hat bereits >10 E-Maillisten mit zwischen 10-50k Adressen verantwortet, Für >100 Unternehmen erfolgreich Kundenanfragen generiert und interne Prozesse Optimiert, >500 Unternehmen beraten, alle Prozesse von Beziehungscoach mit >50k YouTube Abonnenten verantwortet, einen eigenen Live Onlineworkshop mit >3k Anmeldungen veranstaltet und sein eigenes Team mit 10 Mitarbeitern organisiert.
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