Wie Sie 1.5 Stunden pro Tag pro Mitarbeiter einsparen können
Stellen Sie sich vor, das sind Ihre Mitarbeiter Karin und Max:
Karin trifft Max im Büro.
"Hey Max, wie weit bist du denn mit der Einholung der Dokumente für das Onboarding unseres Kunden Ralf?”
Max schaut Karin verwundert an. “Ich dachte, Sabine ist für Ralf verantwortlich?“'
"Nein, dazu hatte ich dir bereits vor 2 Wochen eine E-Mail geschrieben. Also, dass du übernehmen sollst.”
“Mist, die E-Mail ist mir wohl untergegangen. Können wir zu Ralf nochmal ein Update Meeting machen, in welchem wir alle Todos zu ihm abstimmen?”
“Das geht schlecht. Sabine ist gerade im Urlaub. Und das Projekt sollte eigentlich schon vor 3 Tagen starten. Aber gut, lass es uns versuchen. Heute, um 14 Uhr?”
In diesem oft vorkommenden Szenario befindet sich eine Gewohnheit, die Ihr Unternehmen jeden Tag Zeit und damit Geld kostet.
Die Kommunikation per E-Mail:
E-Mails sind nach wie vor ein solides und oft genutztes Kommunikationsmittel.
Das 1. Problem mit E-Mails ist nur:
Wir bekommen jeden Tag viel zu viele davon. Damit geht einher, dass wir eine E-Mail auch schnell einmal vergessen. Oder, dass eine E-Mail gar komplett untergeht.
Das ist fatal. Denn Aufgaben bei der Kundenbetreuung sollten nie vergessen werden.
Das 2. Problem mit E-Mails ist:
Beim Ausfall eines Mitarbeiters können wir die bisherige Kommunikation bezüglich einer Aufgabe nicht nachvollziehen. Wir müssen immer nachfragen, was bisher abgestimmt wurde.
Das 3. Problem mit E-Mails ist:
Wenn wir intern gemeinsam an einem Projekt oder für einen Kunden arbeiten, wissen wir nicht, wie der Bearbeitungsstand anderer Aufgaben aussieht. Wir müssen immer nachfragen oder uns in Meetings abstimmen.
Das kostet Zeit.
Die Lösung:
Arbeiten Sie mit einem Online-Kommunikationsbereich, auf welchen sich Ihr Team über den Desktop oder das Smartphone einloggen können.
Dort findet jeder die Kommunikations-Boards, die für Ihn relevant sind.
Wie hätte also in der Praxis verhindert werden können, dass Max vergisst die Dokumente von Ralf anzufordern? Gehen wir also in der Zeit zurück zu dem Punkt, zu dem Ralf überlegt hat, bei Ihnen Kunde zu werden.
Schritt 1:
Ralf bucht sich ein Erstgespräch bei Ihnen. Er bekommt eine E-Mailbestätigung und eine E-Mailerinnerung an das Gespräch mit Ihnen.
Doch dieses mal verwenden wir intern zusätzlich ein Kommunikationsboard.
Es werden alle für den Kundenanfragenprozess relevanten Aufgaben automatisch durch den Auslöser "Ralf trägt sich für ein Gespräch ein" in einem Board angelegt, auf das alle intern Zugriff haben.
Außerdem wird automatisch zu jeder Aufgabe eine verantwortliche Person und ein zu erledigen bis Datum zugeordnet.
Schritt 2:
3 Tage später hat Ralf den Vertrag unterzeichnet und wurde damit automatisch in die Kategorie Onboarding verschoben.
Da sich Max wie jeden Morgen alle Ihm zugewiesenen Aufgaben Filtern lässt, hätte er gesehen, dass er das Dokument x nun anzufordern hat?
Schritt 3:
Um auf Nummer sicher zu gehen, hätte er sich nochmal von Sabine bestätigen lassen können, dass wirklich er nun für Ralf verantwortlich ist.
Sabine hätte bestätigt.
Durch die Chatoption bleibt auch bei einem Mitarbeiterausfall jede Unteraufgabe für den Übernehmenden sofort nachvollziehbar.
Durch den Status jeder Unteraufgabe kann jeder intern immer sofort nachvollziehen, wie der Bearbeitungsstatus eines bestimmten Kunden aussieht.
Jedem können manuell zusätzliche Aufgaben zu einem Kunden zugewiesen werden.
Jeder wird immer wieder an seine Aufgabe automatisch erinnert, wenn er diese bis zum “zu erledigen bis Datum” nicht erledigt hat.
Dieser Praxisausschnitt ist nur ein kleiner Ausschnit von dem, was wir theoretisch für Ihr Unternehmen automatisieren können.
Es können vorgefertigte E-mails von diesem Dashboard versendet werden, es können komplexere Bearbeitungen Dargestellt werden und alles kann noch viel detaillierter eingestellt werden.
Wenn Sie erfahren möchten, wie wir Sie dabei unterstützen können, so einen Prozess für sich intern einzurichten, dann buchen Sie sich hier ein Gespräch mit uns.
Autor: Philipp Schwigon (29)
Philipp Schwigon ist Geschäftsführer der blue Performance GmbH. Er hat bereits >10 E-Maillisten mit zwischen 10-50k Adressen verantwortet, Für >100 Unternehmen erfolgreich Kundenanfragen generiert und interne Prozesse Optimiert, >500 Unternehmen beraten, alle Prozesse von Beziehungscoach mit >50k YouTube Abonnenten verantwortet, einen eigenen Live Onlineworkshop mit >3k Anmeldungen veranstaltet und sein eigenes Team mit 10 Mitarbeitern organisiert.
Relevante Inhalte:
Fallstudie Steuerkanzlei (30 Mitarbeiter):
Mitgliederbereich vs. Kommunikationsbereich:
Die 5 besten Optionen Ihre Kommunikation zu automatisieren:
